Procesos Disciplinarios en la gestión de Recursos Humanos

Gestión de Recursos Humanos, Manejo de procesos disciplinarios

Procesos Disciplinarios. La Diligencia de Cargos y Descargos

Gestión de Recursos HumanosEse tedioso procedimiento disciplinario o diligencia de cargos y descargos que debemos garantizar y que normalmente recae en responsabilidad de Recursos Humanos e incluso en las áreas jurídicas de las empresas.

Por qué hacer el proceso disciplinario

No me pueden negar que no es una tarea agradable y tampoco podemos desconocer la importancia de hacerlo bien hecho pues muy seguramente este podría llegar a ser un procedimiento probatorio y presentable  o exigible por la Ley ante determinados casos.

Para Colombia, en específico, sabemos también que no existe la obligatoriedad de su ejecución pero es una poderosa herramienta que brinda la oportunidad para aclarar formalmente las situaciones presentadas y de garantizar tanto el derecho del colaborador a defenderse, como también el derecho de la empresa a disciplinar.

Lo que nos encontramos en la práctica es que la usamos bastante, sin embargo, la rutina en su elaboración puede hacernos caer en errores que pueden perjudicar a cualquiera de las partes involucradas por lo que en este artículo nos enfocaremos en esas condiciones con las que debe contar el procedimiento para garantizar que quede bien hecho y que en verdad le sirva a quien le tenga que servir en el debido momento.

Condiciones que se deben garantizar en un proceso disciplinario

Para que además nos sea útil para elaborar una lista de chequeo nos permitimos enumerar las 6 condiciones con que debe contar irrefutablemente este procedimiento:

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  1. Principio de inmediatez. Parece lógico pero en la práctica nos ocurre comúnmente. Entre la falta cometida por el colaborador y el hecho de ser llamado formalmente a descargos debe existir un tiempo razonable, idealmente entre 12 y 24 horas después. Si llegara a darse mucho después, resulta muy importante documentar también esas circunstancias que hicieron que el llamado a descargos tardara más tiempo.
  1. Prueba existente. Si vamos a llamar a un colaborador a este procedimiento es porque contamos con una prueba del hecho cometido. De lo contrario no aplica, podríamos realizar otro diferente como por ejemplo uno que se puede llamar “aclaración de hechos” o similar y que tiene otro manejo diferente.
  1. Culpa del Colaborador. Si llamamos al colaborador a este procedimiento es porque tenemos información de que tiene culpa en la falta cometida
  1. Relación entre la falta y el efecto. Debemos contar con la información de la relación existente entre la falta cometida por el colaborador y el efecto que esta ocasionó y que da lugar para este procedimiento
  1. Proporcionalidad. También aquí juega un papel importante la razonabilidad. Debe haber una coherencia entre la falta cometida y la sanción impuesta por esta. E incluso debe ser acorde a los establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y Pactos existentes.
  1. Debido proceso. Debemos garantizar el respeto a los derechos mínimos y que podemos resumir en: “derecho a conocer las actuaciones de la administración, a pedir y a controvertir las pruebas, a ejercer con plenitud su derecho de defensa, a impugnar los actos administrativos y en fin a gozar de todas las garantías establecidas en su beneficio”

Al cumplir estos 6 puntos estamos garantizando la regularidad del procedimiento y eliminando la posibilidad de llegar a ser declarado nulo para la parte que lo presente como prueba ante la Ley. Ahora bien, no sirve de nada decir que se han garantizado estos principios si las pruebas de ello no se encuentran debidamente documentadas.

Para ampliar esta información y las exigencias completas, podemos remitirnos a las Recomendaciones 116 y 119 y al convenio 158 de la OIT, todos ellos acogidos por Colombia.

 

Etapas del Proceso Disciplinario

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1. La citación:

Una vez ocurrido el hecho que amerita el procedimiento de cargos y descargos y asegurándonos que cumplimos con los principios que correspondan para el momento, debemos garantizar la citación al procedimiento de cargos y descargos.

Aquí hacemos referencia a que la empresa debe citar formalmente al colaborador a la realización de la diligencia y en esta citación debe notificar claramente los motivos por los que se le está citando y anexar las pruebas existentes.

Esta citación debe hacerse con anterioridad a la fecha de la diligencia de cargos y descargos, así le estamos dando al colaborador la oportunidad para reunir las pruebas que tenga y preparar su defensa.

Cabe recordar que esta citación debe quedar documentada.

2. La diligencia de cargos y descargos:

Lo primero que debemos decir es que debe constar por escrito. Debemos levantar un acta de la diligencia de cargos y descargos y en esta debe quedar consignado todo lo que se diga en la diligencia.

Para uso de nuestros lectores, al final del artículo, compartimos un ejemplo genérico que puede acondicionar a sus particularidades y usar una vez tenga los ajustes requeridos.

  • La diligencia debe girar en torno a los hechos por los cuales fue citado el colaborador
  • En el acta debemos consignar todos los hechos reales ocurridos durante la diligencia y no juicios o apreciaciones presentadas.
  • La diligencia de cargos y descargos podría llegar a ser suspendida temporalmente sólo por hechos que realmente lo ameriten como por ejemplo: la práctica de una prueba, la verificación de hechos relatados durante la diligencia, etc., aspecto que también debe quedar consignado en el acta, así como la definición del momento exacto en que se reanudará.
  • El acta debe contener la información detallada y expresa de fechas, horas, lugares, tanto de inicio como de finalización. Así como datos e identificación de los participantes y la cronología de sus intervenciones con la redacción de preguntas y respuestas. Este documento debe ser leído y aceptado por todos los participantes al final de la diligencia de cargos y descargos y en señal de aceptación de lo ocurrido en la misma, deberán firmar al pie de sus nombres.

3. Las consecuencias de la diligencia de cargos y descargos

La diligencia de cargos y descargos se realiza para aclarar los hechos ocurridos por lo tanto, y basándose en la información recolectada, la empresa debe tomar una decisión y darla a conocer, sólo así podríamos decir que el caso fue cerrado y cumplió su cometido.

La decisión tomada por la empresa debe ser comunicada también en un tiempo prudencial. En la práctica encontramos que en promedio se está dando en la misma semana de realizada la diligencia. Esto también en concordancia con la gravedad de la falta.

Esta comunicación debe también constar por escrito y ser remitida al colaborador. Aquí comunicaremos la decisión frente a la sanción así como también la exoneración de la culpa. Cualquiera de las 2 presentadas.

 

Ahora bien, puede ocurrir que garantizando los principios inicialmente mencionado y realizando debidamente la citación a la diligencia de cargos y descargos, el colaborador no se presente a la misma.

Esto puede dar a entender que al colaborador no le interesa defenderse y que está dando por ciertos los hechos relatados en la citación.

Es por esto que llevar a término y completar los requisitos de la diligencia de cargos y descargos puede llegar a ser de utilidad para cualquiera de las partes involucradas.

Revisa el procedimiento que se está realizando en tu empresa y procede con los ajustes si hay lugar a ellos. 

Cualquier inquietud no dudes en hacérnoslo saber a contacto@yosiencuentro.com

 

Escrito por Adriana Molina Aristizábal

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A continuación transcribimos ejemplo de acta para su posterior ajuste y uso:

 

DILIGENCIA DE CARGOS Y DESCARGOS

 

En,………….. a los …………..  (…) días  del mes de …………… del año ………………(…..)  en las oficinas de  ………………………………  se reunieron a partir de las ………. (……) de la …………………..: De una parte en representación de EL EMPLEADOR…………………………… en su calidad de ……………., de otra parte, previamente citado en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 10° del Decreto 2351 de 1965, así como de la Sentencia C-299 de 1998, y a efecto de oír sus descargos, el señor ………………….. identificado con Cédula de Ciudadanía No. …………….. Expedida en ……………., en su condición de TRABAJADOR.

A EL TRABAJADOR se le advierte y hace saber: 1º) que su asistencia a esta diligencia de carácter meramente administrativo laboral, es de manera voluntaria; 2º) que en garantía de su Derecho de Defensa y Debido Proceso tiene derecho a no declarar contra si mismo, por lo que está en libertad de responder o no responder a los cargos que se le imputaran y hechos que se le expondrán; 3º)que, si decide responder, se le pide que  lo haga de manera espontánea, concreta y fiel con la realidad de los hechos tal como a su forma de ver sucedieron, aceptando o no aceptando los cargos que se le imputarán, o, dando las explicaciones que considere, pudiendo solicitar las pruebas que tiendan a justificar, atenuar, o demostrar su no participación en los hechos que se le expondrán como soporte de dichos cargos; 4º) que una vez iniciada esta diligencia, en cualquier momento podrá darla por terminada manifestando que no continuará respondiendo, por lo que esta quedará en el estado en que se encuentre, sin que pueda retirar, aclarar o adicionar lo que hasta ese instante hubiese manifestado; 5º) que, si  por cualquier motivo se negare a firmar el acta de esta diligencia,  EL EMPLEADOR recurrirá a dos trabajadores  testigos que darán fe con su firma de la veracidad de tal situación.

Una vez enterado y entendiendo perfectamente sus derechos, EL TRABAJADOR, manifestó que: SI QUIERO RESPONDER. PREGUNTADO: INDIQUE QUE CARGO  FUNCIONES CUMPLE DENTRO DE LA COMPAÑÍA. RESPONDIO:…………………………………………………………………PREGUNTADO: QUIEN ES SU JEFE INMEDIATO. RESPONDIO:……………………………………… 

SE LE IMPUTAN AL TRABAJADOR LOS SIGUIENTES CARGOS:

PRIMER CARGO

INCUMPLIR LAS ORDENES IMPARTIDAS POR LA EMPRESA

Hechos:

La Empresa el…… de …………….. de …………… a través del señor………………… ……………………. dispuso que ……………..: ……………………………………… a partir del día…………….del mes…………….del año…………………. Vencido el plazo otorgado por la Empresa, Usted no cumplió con lo ordenado. 

Al respecto el trabajador manifiesta: ………………………………………………………………………………………

 

Preguntado:………… Preguntado:…………… Preguntado:…………… Preguntado:……………Preguntado:………

Contestado:………… Contestado:…………… Contestado:…………… Contestado:……………Contestado:………

 

y anotaciones.

A continuación se le preguntó a EL TRABAJADOR si tenía alguna aclaración, ampliación, u observación sobre lo dicho, manifestando:

………………………………………… No siendo otro el motivo de la diligencia, ésta finaliza, una vez leída y aprobada, siendo impresa en un solo original de …………..(……….) folios útil rubricado en cada uno de ellos por quienes participaron, siendo las  …………….. horas, en constancia de lo anterior firman.

 

EL TRABAJADOR                                              POR  EL EMPLEADOR,

 

………………………..                                          ………………………………